Woodex 2019: 10 шагов для успешного участия в выставке


«Выставка — отличная площадка для заключения контрактов как с постоянными, так и с новыми клиентами», — считает Мария Данилина из компании SCM

До выставки

Шаг 1. Определите цели участия в выставке

Ставьте реалистичные и измеримые цели. От них будет зависеть позиционирование вашей компании на выставке и инструменты, которыми вы будете пользоваться.

Примеры целей:

  • найти новых клиентов и партнеров;

  • поддержать и улучшить отношения со старыми клиентами;

  • поддержать и улучшить имидж компании, повысить лояльность аудитории к бренду;

  • собрать информацию о конкурентах и о трендах рынка;

  • презентовать новую услугу или продукт.

Важно: четко прописать цели и в процессе подготовки сверять соответствие им своих действий.

 

Шаг 2. Спланируйте бюджет

Учитывайте площадь стенда, сложность дизайна и трудоемкость воплощения идей, расходы на маркетинг (промоматериалы) и на оплату персонала, который будет работать на стенде, а также командировочные расходы и расходы на дополнительные мероприятия. Сделайте максимально точный просчет. Планируйте бюджет заранее.
 
Заказывайте все заранее — поздние заказы облагаются наценкой.


Шаг 3. Продумайте дизайн и инфраструктуру стенда

Дизайн стенда должен соответствовать цели компании в выставке.
  • Правильно зонируйте пространство. Экспонаты, представляющие опасность, не должны располагаться на первой линии стенда!
  • Уделите особое внимание зоне переговоров. Убедитесь, что она отделена от зоны презентаций и там созданы комфортные условия для общения.
  • Предусмотрите место для подсобки. Решите заранее, где будут храниться личные вещи и раздаточные материалы.
  • Заранее проинформируйте организатора,  если планируете демонстрировать на стенде оборудование в действии.  Напишите Олегу Анатольевичу Ильину: Oleg.Ilin@ite-exhibitions.com
  • Убедитесь, у вас заказано электричество.  Если забыли, обратитесь к техническому менеджеру вашего зала. Все контакты: https://woodexpo.ru/Kontakty
 

Шаг 4. Выберите рекламные инструменты

Посетители планируют визит на выставку заранее, изучают список участников выставки на сайте. Обратите внимание на опции, которые промотируют ваше участие в выставке:

  • реклама на сайте;

  • реклама в рассылках;

  • спонсорство выставки.


Дополнительные рекламные опции — это возможность охватить более широкую аудиторию потенциальных клиентов и повысить узнаваемость бренда. Это особенно важно, если вы ищете новых клиентов и партнеров.

Ознакомьтесь с рекламными услугами и спонсорскими возможностями>>>

 

Шаг 5. Пригласите посетителей на стенд

Чтобы посетитель пришел именно на ваш стенд, пригласите его. Если этого не сделаете вы, это сделает конкурент.

 

Как привлечь больше посетителей

  • Добавьте в свою обычную подпись под письмом сообщение об участии вашей компании в выставке Woodex 2019, укажите номер стенда и промокод, с помощью которого ваши посетители смогут получить бесплатный билет.
  • Сделайте рассылку по своим клиентам с приглашением на стенд.  Не забудьте указать номер стенда сообщите промокод вашей компании для бесплатной регистрации посетителей.
  • Сделайте анонс об участии компании в выставке Woodex 2019 на сайте и в социальных сетях.
  • Пришлите новость для размещения на сайте выставке. Расскажите об оборудовании, которое представите на выставке, поделитесь новостями компании, которые могут быть интересны вашим клиентам и партнерам.
  • Назначьте встречи посетителям с помощью системы назначения встреч (доступ — в личном кабинете).
  • Изучите все возможности привлечения посетителей на стенд
 

На выставке

Шаг 6. Обучите персонал

Сотрудники, работающие на стенде, должны владеть информацией о компании и услугах.

  • Поделите зоны ответственности между стендистами, например, так: общение с ключевыми клиентами, общение с прессой, работа с рекламными и презентационными материалами.
  • Составьте список ответственных лиц. Распространите его вместе со списком рабочих телефонов между сотрудниками. Каждый должен знать, к кому обращаться в разных ситуациях.
  • Обсудите с персоналом дресс-код. Это важно для формирования положительного впечатления о бренде.
  • Проведите встречу с персоналом до начала выставки и убедитесь, что каждый тщательно изучил все инструкции и максимально полно владеет информацией.  В дни выставки организуйте ежедневные короткие утренние и вечерние встречи, чтобы обсудить планы, проблемы, идеи.

Шаг 7. Определите формат работы с посетителями стенда

  •  Определите формат фиксации встреч и переговоров. Составьте список вопросов, на которые вы должны получить ответы после каждых переговоров (например, контактное лицо и координаты, компания, в чем интерес, о чем договорились, дата повторной встречи и т.п.).
  • Воспользуйтесь сервисом для сбора и формирования базы клиентов 
    Woodex Connect>>.

Шаг 8. Соберите детальную информацию 

Где припарковаться

  • непосредственно перед МВЦ «Крокус Экспо»;

  • на эксплуатируемой крыше третьего павильона;

  • на подземной парковке третьего павильона.

 Смотрите схему проезда в техническом руководстве на стр. 17

Когда и где получить беджи участника
Список на беджи нужно подать через личный кабинет участника. Если у вас нет логина и пароля, напишите: hello@ite-exhibitions.com. Распечатанные беджи получите на стойке регистрации в первом павильоне.

Когда и где забрать закрывающие документы
С 4 декабря документы можно будет забрать из офиса организатора, расположенного в 4 зале первого павильона.

Важно: внимательно ознакомиться с техническим руководством. В нем прописаны все требования по заезду и завозу оборудования правила монтажа, установки и демонстрации экспонатов.

 
После выставки

Шаг 9. Свяжитесь с посетителями стенда сразу после мероприятия

На выставке посетители общались не только с вами, но и с вашими конкурентами. Поэтому обязательно уделите внимание посетителям стенда и после выставки.

Разошлите краткое благодарственное письмо гостям стенда по окончании выставки. Отправьте посетителям материалы, которые обещали. С самого начала формируйте имидж надежного партнера, который выполняет обещания.

Шаг 10. Проанализируйте участие в выставке

Подводя итоги участия в выставке, ориентируйте на цель, которую вы ставили перед выставкой.
Важный показатель успеха — количество собранных контактов. Но важнее — их качество.  Живое общение с представителями компанией — это главная причина, по которой посетители приходят на выставку. Поэтому успех во многом зависит от того, как вы общались с посетителями, как сохранили и обработали информацию по завершении выставки.

Назад